麥肯錫教我的寫作武器：邏輯思考與文案寫作

　　內容推薦

　　本書根據作者高杉尚孝在麥肯錫管理咨詢公司工作的豐富經驗，詳細介紹了世界一流公司的商務文案寫作方法，是一本讓你學會邏輯思考方法、提高寫作能力的實用工具書。本書分為基礎篇和實踐篇兩部分，結合實際案例，系統地介紹了運用邏輯思考，制作一份兼具邏輯力與明確表達力的精彩商務文案所需的諸多方法，如金字塔原理、MECE原則、分辨問題類型的高杉法、SCQOR故事展開法以及具體制作報告與簡報的方法等，幫助你自動養成邏輯思考的習慣，五分鐘就構思出一篇邏輯清晰、說服力十足的商務文案。

　　作者簡介

　　高杉尚孝，全球戰略顧問，日本高杉尚孝事務所代表，筑波大學研究所客座教授。曾任職于麥肯錫、美孚、摩根大通等世界一流企業，協助美日跨國企業與金融機構擬定經營策略及并購計劃，并在美商咨詢顧問公司擔任常務董事，從事全球人力資源開發業務。1997年成立高杉尚孝事務所。目前在邏輯思考、商務寫作與交涉等領域從事企業研習、培訓與寫作工作。著有《解決問題的理論》《壓力管理的實踐理論》《交涉的實踐理論》《邏輯思考與交涉技術》等書。

　　譯者：

　　鄭舜瓏，畢業于輔仁大學日文系、臺灣大學日文所。曾任臺灣戲曲學院日文導覽人員、版權代理公司日文版權業務人員。譯有《老板要的是：你對未知的處理能力》《到別人的地盤當老大》等書。

　　精彩試讀

　　第二章 寫出流暢有力的文案

　　—— 主詞、連接詞、具體性，三大重點

　　2.2文章一氣呵成，就是邏輯思考

　　小看連接詞，思考就成了一團糨糊

　　前面提到，“模糊”是因為我們省略主語，導致信息與信息之間的連接模糊不清。在商務文案、新聞報導、會話等溝通媒介中，我們經常看到一些不清不楚的連接詞。這些連接詞，都是把主語的多個可能的解釋連接起來的表現方式。

　　模糊的連接詞無法明了地連接多個信息，因此成為阻礙正確信息傳達的最主要因素。每一則信息之間的關系如果模糊不清，那么上下文的關系以及主旨，當然也就變得模糊不明。所以，為了傳達正確的意思，大家應該盡量正確地使用邏輯連接詞，以清楚表明信息與信息之間的關系。

　　當我思考邏輯連接詞時，不禁覺得經常聽到的“日語是一種模糊的語言”這種說法并不正確。原因在于，不是日語這個語言的表達讓人感覺模糊，而應該是使用者本身的問題比較大。如果日語這個語言的本質就是模糊，那不就表示只要使用日語，就永遠表達不清楚？在邏輯表現力中，信息的明了度只能依賴于使用者的表達，其影響大于語言本身。

　　同樣，將邏輯套用在主語上也是如此。日語里面并非沒有主語的概念，而是使用者不習慣意識到行為者，也就是主語。相反，大家都說英語是表達明了的語言，但是只要連續使用太多“but”和“and”，句子的意思一樣模糊不清。換句話說，一個句子表達得明不明了，最終仍然是回歸到語言使用者本身。

　　請大家多多活用我整理出來的“高杉邏輯連接詞表”（圖2-1）。現在，很多企業都采用這份邏輯連接詞表。但是，它還不是最終版，頂多算是一份入門導覽，在內容的全面性上尚嫌不足，還需要繼續補充更多邏輯連接詞。

　　狀況一：你想“追加”說明，還是“歸結”因果？

　　狀況一：由于市場不景氣，各企業開始陷入困境，住宅行情持續下跌。

　　這句話中出現了模糊的語意銜接，究竟“陷入困境”與“行情下跌”這兩個信息之間表示何種關系？是表示一個關聯性松散的追加信息，還是表示一個緊密連結的因果關系？看第一遍的人不會有想法，信息的傳遞者（你）得引導他。

　　如果你想表達的是“追加”說明（比前一信息更進一步）的話，應該改成“由于市場不景氣，各企業開始陷入困境，不僅如此，住宅行情也持續下跌”比較好。其他還有很多表示追加語氣的連接詞，像是“除此之外”、“而且”等。

　　如果想拆成兩句來說明，句子可以改成：“由于市場不景氣，各企業開始陷入苦境。而且，住宅行情也持續下跌。”除了“而且”之外，還可以用“并且”、“此外”。如果想表示強調，還有很多選擇，像是“特別是”、“同時”、“尤其”等。

　　如果想表示因果關系，可以用結果在前、原因在后的“理由”連接詞，或者是反過來，用原因在前、結果在后的“歸結”連接詞。

　　如果用歸結連接詞，句子會是這樣：“由于市場不景氣，各企業開始陷入苦境，所以住宅行情持續下跌。”其中，表示原因的“各企業開始陷入苦境”，在支持著結論“所以住宅行情持續下跌”。在歸結連接詞方面，一般還可以使用“因此”等。另外，就像追加說明的連接詞一樣，歸結銜接也可以拆成兩句來說明。例如，“由于市場不景氣，各企業開始陷入苦境。結果，住宅行情持續下跌”。

　　狀況二：你想“追加”說明，還是強調“手段”？

　　狀況二：削減對各國課予的義務，推行排放交易，為一種有效方式。

　　從上下文來看，后面的句子可以用“追加”連接詞來銜接，也可以用“手段”連接詞來銜接。（就看你要表達哪種意思）如果是追加的意思，那就要改成與狀況一相同的句型：“削減課予各國的義務，并且促使排放交易，為一種有效方式。”“并且”只是追加用語的其中一個，你也可以用“還有”。

　　如果“削減對各國所課予的義務”是一種手段，那么它的目的就是“推行排放交易”，這時候要用“手段”連接詞來銜接。“借由削減課予各國的義務，（目的是）促使排放交易，為一種有效方式。”

　　問題不在于這個句子的正確解釋（二者到底是追加關系還是手段關系）因為我們沒有足夠材料可供判斷，而且我的原意也不是要大家找出這句話的正確連接詞。以上這些嘗試的目的在于，如何借由連接詞來表達信息與信息之間的明了關系。

　　廣告文案這樣潤飾后才有力

　　以下這篇廣告文案刊登在某報社的網站上，從中可以找出幾個存在“模糊銜接”的地方，包括不是連接詞的部分也一樣。我們一起來分析和潤飾一下吧，應該加上連接詞的地方，我會標出號碼。

　　××家電的高性能微波烤箱

　　××家電的 “石窯微波烤箱 DT-C400”將于 9月1號開始銷售！（1）短時間達到適合烹調的溫度，烹調時食材美味不流失。（2），（3）配備高功率的加熱器和風扇，烤箱內的熱量供給比舊機型提升36%。（4）達到使用頻率最高的攝氏200℃左右的溫度，時間僅約五分鐘。（5）比舊有機型快三分鐘。

　　（6）烤箱烹調和超高溫水蒸氣烹調的最高溫度，各為350℃和400℃。（7）比舊機型各提高50℃。（8）可縮短烹調時間。（9）配備新功能水蒸氣烹調，能配合食材讓溫度適當保持在35~95℃之間。（10）可烤出三分熟和五分熟等不同熟度的牛排。（11）減少因加熱而流失的維他命。

　　（12）有金色、銀色兩種顏色可供選擇。（13）開放式價格。（14）但預計店內實際售價約在十萬日元。

　　很難閱讀的文案，是吧？現在我們來逐一檢查：

　　（1）的地方應該表示何種前后關系呢？看起來不像簡單的追加。“短時間達到適合烹調的溫度”與“食材美味不流失”之間的關系，似乎挺緊密的。假設前者是理由，那么后者就是結果，它們是歸結關系。因此，改善方法之一，是“短時間達到適合烹調的溫度，所以（或“因此”）烹調時食材美味不流失。”

　　不過，還有另一種可能，前者是手段，后者是目的，這樣就會變成： “借由短時間達到適合烹調的溫度，烹調時食材美味不流失。”

　　因果關系與手段關系看起來很相似，到底差在哪里？其差別在于，是否反映出行為者的“意圖”。例如，“他按下開關，所以空調開了”表示因果關系。開關被按下了，所以空調便開始運作，因果關系非常簡單，我們感受不到他積極想要打開空調的意圖。這里的謂語是不及物動詞“開了”。如果句子改成“他借著按下開關，讓空調打開了”，則顯然有強調行為者的意圖。所以，這一句話呈現出手段關系，謂語用了使役動詞“讓……打開”。

　　回到原文，××家電開發微波烤箱的目的，就是要讓消費者烹調時食材的美味不會流失，我推斷這里是手段目的關系（此處的討論僅限于插入連接詞，我們先不討論文案該如何寫得精簡，那放在后面的章節中說明）。

　　第一段的后半部分，似乎都在說明微波烤箱如何在短時間內達到適當的溫度，所以為了讓（2）的前后關系可以更加明了，應該要加入“如何在短時間內達到適當溫度”。但這樣句子太長，改成直接加入解說連接詞“具體來說”、“也就是說”即可。

　　（3）的地方也是模糊不明，各位讀者應該已經發現這里是手段目的關系，所以應該改成：“由于配備高功率的加熱器和風扇，烤箱內的熱量供給比舊有機型提升36%。”

　　（4）的地方語氣沒有銜接，不過從“烤箱內的熱量供給比舊有機型提高 36%”和“達到使用頻率最高的200℃左右，時間僅約五分鐘”這兩句話，可以看出彼此的關系。由于前者是后者的原因，后者是前者的結果，因此二者是歸結關系。所以，（4）的地方可以加進“因此”。

　　（5）的地方，“僅約五分鐘”與之后的“比舊有機型快三分鐘”，應該屬于歸結關系，像是“由于只要約五分鐘”、“因為只要約五分鐘”等。可是如此一來，在連接的地方歸結關系出現太多遍了，所以我們可以將“比舊有機型快三分鐘”當作修飾語，搬到“僅約五分鐘”之前，變成“達到200℃左右的溫度帶，時間比舊有機型快三分鐘，僅約五分鐘”。改成這樣，原文中希望強調的“快三分鐘”也能夠完整傳達。

　　第二段是附加說明第一段“烹調時食材美味不流失”的賣點，也就是這臺微波烤箱的優點。所以（6）的地方，可以再加一個追加連接詞：“其他優點像是”。

　　（7）的地方，說明了 350℃和 400℃各提高50℃這項信息，但是沒有主語。其實，將（7）前面的句號改成逗號，語氣就連貫起來了。

　　（8）為典型的模糊語氣，應該好好地用歸結連接詞來表示：“比舊有機型各提高50℃，因此可縮短烹調時間。”當然，如果你要改成“所以”、“結果”、“于是”等連接詞也可以。

　　（9）的后面在介紹與前面不同的優點，所以放一個追加連接詞“不僅如此”。如果說“適當保持溫度的功能”可以“烤出不同熟度的牛排”，以及“減少因加熱流失的維他命”，那么（10）就是歸結關系（加上“因此”、“所以”、“結果”）。另外，（11）直接連結前面的“烤出不同熟度的牛排”，以及后面的“減少因加熱流失的維他命”，所以應該插入追加連接詞，像是“同時”、“以及”等。

　　最后一段出現很多選項，還有關于價格的信息，看起來不太像是優點。這時候，如果（12）追加的信息重要性較低，那么可以使用“順帶一提”等解說連接詞。（13）也是追加信息，可以加進追加連接詞“還有”，或者像原文一樣省略也無妨，因為顏色和價格之間沒有太大的關系。

　　（14）“……開放價格，但……”的“但”字應該是“轉折”的意思沒錯，所要表達的意思大概是：“價格為開放式，也就是說廠商沒有期望的零售價，店家要賣多少都可以，不過從批發價到店家的零售獲利，一路算下來，（誰）估算店內實際售價在十萬日元左右。”

　　要注意的是，使用這個“但”字之后，是誰來預測店內實際售價是十萬日元呢？是制造商××家電、零售店，還是報社的記者？不管是誰的預測，改成“但一般預計”，相對可以停住接收者的追問。

　　最后，我們重新確認一下潤飾后的結果：

　　××家電的 “石窯微波烤箱 DT-C400”將于 9月1號開始銷售！（1）借由短時間達到適合烹調的溫度，烹調時食材美味不流失。（2）具體來說，由于（3）配備高功率的加熱器和風扇，烤箱內的熱量供給比舊有機型提升36%，（4）因此，達到使用頻率最高的200℃左右的溫度，時間（5）比舊有機型快三分鐘，僅約五分鐘。

　　其他優點像是（6）烤箱烹調和過熱水蒸氣烹調的最高溫度各為350℃和400℃，（7）比舊有機型各提高50℃，（8）因此可縮短烹調時間。（9）另外，配備新功能水蒸氣烹調，能配合食材讓溫度適當保持在35~95℃之間。因此（10）可烤出三分熟和五分熟等不同熟度的牛排，（11）以及減少因加熱流失的維他命。

　　（12）順帶一提，有金色、銀色兩種選擇。（13）開放式價格，但一般預計（14）店內實際售價在十萬日元左右。

　　重點都寫了，但為何讀不下去？

　　因為模糊的句子很好用，寫作者根本不用思考整個信息的脈絡，只需要排列句子就一路寫下去，真是太方便了。反正都在講同一件事、同一個產品，相關的句子總是接得下去，而且乍看之下還似乎有脈絡可循。

　　對于寫作者來說，沒有比這樣寫文章更輕松的事了，所以忍不住就會這么做。其實，當我疲累的時候，也會不知不覺過多使用前后意義不明確的模糊語句，但是讀者可就慘了。

　　模糊銜接害人腦筋不轉彎

　　就像你剛才看到的廣告文案一般，用一連串關系模糊的句子來排列信息，根本無法連接意思。或許，寫作者的目的真的就是這樣也說不定。可是，當你全部都用關系模糊的句子來連結意義，很抱歉，你就無法明了表達出信息之間的關聯，信息當然很難傳達給對方。大概所有的接收者迅速瀏覽一遍這種文章后，都會覺得似懂非懂，不然就是覺得“這到底在說什么啊……”然后不了了之。

　　即使有時候信息還是順利地傳達給對方了，但那只是運氣好，不然就是對方很聰明，自己能將模糊銜接轉換成邏輯銜接，就像我們剛才做的那樣。但是，有多少接收者愿意做這件麻煩事？

　　模糊的語句連接會對接收者造成極大的負擔，同時也是信息傳遞者不負責任的行為。

　　連接詞是文章“通順”的靈魂

　　當接收者感到“這份文案真難懂”時，可能有幾個原因。首先，你可以從“原來這份文案的目的是什么”這種較大范圍的問題開始思考。例如，這份文案最終想要傳達的是“記述性信息”，是評斷某事物優劣的“評價信息”，還是提出某種具體行動的“規范信息”？換句話說，如果信息種類模糊不明，對方便無法在宏觀上理解信息。

　　其次，有時候問題出在構成文章的零件上，也就是個別信息，這意味著對方在微觀上的理解出現困難。

　　有時候對方已經大致理解宏觀和微觀上的意思，也就是說，每一個零件分開來看都能懂，可是讀完整份文章仍然覺得難以理解，那么這時候問題應該是文章不夠“通順”。

　　我們常被要求“寫文章要通順”。其實，“通順”是具體建立在邏輯連接詞上，因為所謂“通順”就是指每則信息之間的前后關系。文章通不通順，全在于你是否能將每則信息之間的前后關系，明了地傳達給對方。

　　邏輯銜接，減輕接收者的負擔

　　每則信息之間的關系有多個層級。一般來說，如果是商務文案，因為篇幅較長，所以通常由好幾個“章”所構成，章與章之間的信息都得有關聯。章的信息在金字塔結構中屬于關鍵信息。我會在下一章詳細說明何謂金字塔結構。而關鍵信息和關鍵信息之間的銜接關系，就成為整份文案所展開的宏大故事。

　　章由多個“分段”所構成，每個分段之間的信息必須有關系。每個分段在金字塔結構中屬于次要層級的信息。分段由多個句子（句子就是信息，構成文案的最小單位）構成，所以分段的層次發生在句與句之間的關系中。以金字塔結構來說，章與章之間的關系，以及分段與分段之間的關系，為同層級中的橫向關系。

　　除此之外，不僅整份文案的信息與章信息之間有關系，連章信息與分段信息之間，甚至是分段信息和個別的句子之間都有關系。以金字塔結構來說，它們形成了上下不同層級的縱向關系。

　　總而言之，不管在哪一層級，都會和其他信息互相產生關系。這些關系都要靠邏輯連接詞來表達。思考如何加入邏輯銜接的過程本身，就是一種邏輯思考。

　　制作一份通順的文案，其實就是讓句子明了地連接起來的工作。用邏輯來銜接可以讓信息之間的關系明了，減輕接收者的負擔。為什么呢？因為接收者不必花功夫厘清上下文的關系就可以理解內容。只要正確使用邏輯連接詞，對方便可以輕松理解上下文的關系。例如，只要出現“因此”，對方立即知道，你想以前面的根據做出后面的結論。如果你使用模糊的銜接方式，對方就無法確定你到底想要表達追加還是歸結，結果造成理解上的負擔。

　　假如使用“借由……”，那么幾乎不用思考，對方一下子就能想到你前面會講到手段，后面會講到目的。如果使用模糊的銜接方式，對方不知道你到底是想表達追加的信息，還是說出目的，只能繼續往下讀，再從前后關系中去推斷。

　　總而言之，邏輯表現力的基本要求，就是盡量不要造成接收者的負擔。

　　不動腦袋寫出的文章，你看得出來

　　減輕接收者的負擔，意味著加重傳遞者的負擔。為什么這么說呢？因為想做出適當的邏輯銜接，必須對傳遞的內容有著深刻的理解才行。如果傳遞者對內容一知半解，就很難掌握信息的前后關系。也就是說，在恰當地加入邏輯銜接的工作中，寫作者非得填入內容不可。而這項工作，迫使傳遞者必須動腦思考。

　　其實，做好邏輯銜接本來就是傳遞者的責任。溝通的最終目的就在于使對方理解我們的意圖。如果什么都依賴接收者自發性的解讀，造成對方的負擔，這絕非良策。要記住，將信息明了的銜接起來，是傳遞者的責任。

　　“用邏輯銜接？這會不會讓文章變得生硬啊？”這是我在推廣邏輯銜接時，經常被人問到的問題。答案是“絕對不會！”因為文章不是會變得生硬，而是會變得更明了。

　　我猜會問這種問題的人，應該是習慣于使用模糊銜接（因為這不動腦筋就能完成文章）。對學會邏輯銜接的人來說，一看到模糊銜接的文章，反而會覺得：“這到底在寫什么啊？到處都是上氣不接下氣的句子，主題不明，這根本是代謝異常的文章嘛！”

　　還有人曾經問過我：“可是在我的印象中，日常會話用邏輯銜接，好像太生硬了……”答案還是一樣：“沒有這回事！”因為不是變生硬，而是變得更明了。

　　沒錯，如果說話的口氣像在軍中一樣，大聲地強調銜接的連接詞“因為！”、“因此！”、“還有！”，確實會讓聽者感到生硬。可是，這種印象是由說話者的語氣所傳達出來的，并非邏輯銜接原有的屬性。當你刻意拉長、停頓、加重，結果就會像是選手宣誓一樣，尾音拉長，語氣聽起來相當不自然。

　　請各位理解，邏輯連接詞的活用和一個人說話語調的表現是兩碼事，是獨立的變量。要將邏輯銜接的連接詞柔軟地融入會話當中，讓前言后語連貫起來。

　　看報紙就可以練習邏輯思考

　　使用邏輯銜接，就等于在練習你邏輯思考的技巧。磨練這項技巧，最重要的是靠平時的積累，我建議大家從報紙中做練習。

　　不知道該說幸或不幸，報紙是模糊銜接的大寶庫，可說是“不知所云句子組合”的嘉年華。每天早上看報紙時，試著找出三個語句銜接模糊的地方，把它轉換成邏輯銜接，就當作每天的功課如何？

　　以前，我在某報紙中，看到下面這一則簡短的報道：

　　美國總統明年一月開始進入第二任的任期，（1）國民年金以及稅制的根本改革是優先課題。（2）國民年金將導入確定提撥型的“個人結算”，（3）防止高齡化帶來的年金財政的缺口。（4）簡化繁雜的所得稅制，同時繼續保持減稅路線，（5）長期的經濟成長。（6）要努力減少過去最嚴重的“雙重赤字”，也就是財政赤字和貿易赤字。（7）在通往實現的道路上，困難重重。

　　呼！順利讀完了嗎？果然是“困難重重”。

　　（1）是模糊的銜接方式，因為后面的句子“國民年金以及稅制的根本改革是優先課題”讀完了，你會馬上知道它表達的是前一個句子的目的，追加，還是解說關系么？這個地方插入解說連接詞“關于執政”來銜接，會比較合適。

　　（2）是要詳細說明第一句中提到的年金問題，所以應該放入延伸連接詞“具體來說”來銜接比較適當。假設年金改革和稅制改革這兩大課題有先后順序，你可以改為加入“首先”做連接詞。

　　（3）是典型的模糊銜接。從上下文來看，后面那段話并非簡單的追加銜接，導入“個人結算”為手段，而“防止缺口”是目的，所以應該在（3）加入“以防止”或是“這是為了防止”比較合適。

　　（4）開始話題轉到稅制，如果是追加信息，可以用“接著”，如果有順序，也可用“其次”。

　　（5）應該不是追加說明，所以插入一個目的性的連接詞“為的是”來銜接語氣（這里不宜加入歸結連接詞“因此”，因為任期還沒開始，減稅能否收到效果還不知道）。

　　（6）突然冒出來“雙重赤字”。讀者看到這里會質疑：“年金和稅制確實都很重要，但是雙重赤字的問題也很嚴重，打算怎么解決這個問題呢？”而信息傳遞者在此口氣一轉，回答原本大眾就很想質疑的雙重赤字的議題，可以使用讓步銜接“當然”等。

　　（7）也是一種語意模糊的銜接方式。在這里，前后句子的關系應該是和讓步連接詞配成一對的，也就是要用轉折連接詞，所以我們應該放入一個強烈一點的轉折語氣“不過”。

　　一開始各位或許會覺得很麻煩，不過習慣之后會覺得像在玩解謎游戲，樂在其中。現在來看看順過語氣之后的文章：

　　美國總統明年一月開始進入第二任的任期，關于執政，國民年金以及稅制的根本改革是優先課題。首先，國民年金將導入確定提撥型的 “個人結算”，以防止高齡化帶來的年金財政的缺口。其次，簡化繁雜的所得稅制，同時繼續保持減稅路線，為的是長期的經濟成長。當然，要努力減少過去最嚴重的“雙重赤字”，也就是財政赤字和貿易赤字。不過，在通往實現的道路上，困難重重。

　　現在再來讀讀看，新的政府施政看來沒那么“困難重重”了吧！

　　如果想挑戰更高難度的練習，可以聽新聞。聽主播報新聞，然后在出現模糊語意的銜接時，自己在心里轉換成邏輯語氣的銜接，試著插入追加、歸結、手段等類型的連接詞，把邏輯銜接做好。看報紙是很好的練習，請嘗試看看。

　　檢查完語句銜接，再重新檢視全文的脈絡

　　相信現在你已經理解到，加進邏輯連接詞來銜接句子，可以使每則信息之間的關系更加明了。但是，就算個別信息的銜接都已明了，也不保證句子會自動變得簡單易懂。例如，即使個別信息本身都已經加進有邏輯的銜接，若是文中連續出現“所以”、“結果”、“因此”等三四個歸結連結詞，文章也會變得難以理解。還有，文章中如果連續出現轉折，也很難讓人讀得下去。

　　這就像指點問路者一樣，即使你說得很清楚，但如果一下左、一下右，轉來轉去，反而容易使他迷路。這時候，多走直線更容易到達目的地，就算距離變長也沒關系。所以，除了檢查個別的銜接是否明了之外，最好再重新檢視全文的脈絡。逗號、句號就不用說了，有時甚至要把整個結構重新修改才行。

　　2.3用字具體，表現負責的態度

　　商業寫作，別把解釋的責任丟給讀者

　　阻礙明了表現的因素，除了主語缺漏、模糊銜接之外，最大的因素莫過于使多過多的抽象表現，像是“重新評估”、“推動”、“調整”等用語。

　　抽象表現的問題在于，這么做就是將具體的解釋丟給接收者處理。如果接收者的理解與傳遞者的理解一致就沒問題，可是你不能保證每次都會一致。特別是當你希望對方能采取某種具體行動時，千萬要注意，抽象表現完全無法和任何動作產生連結。明了表現的第三個要素，就是具體表現（不要抽象）。

　　“活性化”、“多樣化”既圓滑又閃躲

　　商務文案中頻繁出現和動作相關的抽象表現，包括：

　　“……的活性化”、“……的多樣化”、“重新評估……”、 “強化……”、 “確立……”、 “重新建構……”、 “推動……”、“擴充……”、“調整……”、“合理化……”、“穩固 ……的基礎”、“重新組合 ……”

　　這些都是有點不負責任的抽象表現。大概很多讀者會這么想：“這些都不能用的話，那從明天起我什么都寫不出來了！”我的意思并非絕對不能使用抽象表現，我想說的是，抽象表現無法給人一種進入具體行動層次的概念。如果你只是想表示一個方向性，那么用抽象表現沒有太大的問題。

　　例如，經營者常常對公司內部做出這樣的指示：“本公司應該強化人才培養體制。”就方向性來說，你很難反對它的內容，但是它具體嗎？這種指示其實很空泛。一般來說，人才培養是再好不過的事了。可是，“人才培養體制”具體來說到底指的是什么？還有所謂的“強化”，到底要采用什么樣的方法？接收者只聽到這些信息，有可能清楚知道自己該如何行動嗎？我覺得很難，你們覺得如何？

　　“趕快調整庫存”這句話傳達了什么？

　　例如，當你被要求“趕快調整庫存”，你真的知道該怎么調整庫存嗎？調整庫存，不外乎就是增加庫存或是減少庫存吧。但是，要朝哪個方向調整，還有數量、時間等，光憑這句話完全無法傳達具體的信息。

　　假設目前低于正常庫存，那就應該增產，才能增補庫存；抑或相反，希望庫存減少。確實，在關于經濟的書籍或報章雜志中，特別是在形容宏觀經濟時會用到“正在進行庫存調整”，而這句話大多用在表示減少過剩庫存的意思。可是，“庫存調整”這個表現本身卻是中立的，也就是不具體。

　　同樣，“生產調整”也是如此，一般多用于減少生產的意思；但是，它本身詞性中立可以解釋成增產，也可以是減產。“供需落差”也是如此，這個詞匯一般用來形容供給過剩，可是它本身是中立的。以上所舉的每一個例子都是抽象表現，所以可以包含很多解釋，一般用來表示某種方向性。

　　因此，有人會以“一般的”表現方式為默認的前提，說出“因為現在供需落差正在擴大，所以得趕緊調整生產，不然沒辦法進行庫存調整！”其實，他真正想要傳達的是：“現在的供給大幅高于需求，所以商品堆積如山，我要你快點減產，不然沒辦法減少庫存！”

　　可是，由于他使用抽象信息，因此還留下另一種可能的解釋：“現在需求大幅高于供給，也就是說現在商品短缺，我要你快點增產，不然庫存會低于正常值！”

　　由此可知，當事者原本想傳達明確的信息，但這時候卻出現兩種解釋，相當麻煩。

　　“××性”、“××力”，濫用讓人沒性又沒力

　　“這輛車具有優異的安全性”、“那項商品擁有超群的功能性”、“她的本性很好”，每一句都是常見的抽象表現。沒錯，以方向性來說，這些信息每一句都很明確。可是，這些信息包含的“安全性”、“功能性”、“本性”，都缺乏具體性。只要一出現“……性”，就是高度抽象性的表現，把它當成范圍廣泛的主題，大致都不會錯。大多數的接收者會有這樣的疑問：“這個××性，具體來說有哪些意義？”不要等到被問到了才回答，因為這正是重要的地方，最好一開始就具體說明。

　　例如，車子的“安全性”指的到底是什么？對誰來說安全，駕駛者還是其他乘客？是后座還是前座安全？是對乘坐的人安全，還是對被撞的人安全？此外，安全的定義可能也是一個問題：它是指以時速××公里正面撞擊墻壁時的耐沖擊程度；還是指在某個特定速度下，踩下剎車直到停下車子所需的時間；或者，因配備了安全氣囊或后視攝影機這些裝備，所以安全？最好在對方提問之前，先具體地說明重要之處。

　　另外，也要注意“××力”這樣的表現。“強化營業力很重要”、“一定要有向心力、凝聚力”、“現場力很重要”這樣的主張，每一個都相當正確。但是，即便你連續呼喊這些口號再多次，接收者也不太可能會因此連結到適當的行動上，因為你沒有具體地向對方傳達該如何行動。

　　具體表現可以驚心，可以動情

　　但是，這并不意味著抽象表現不重要。當我們提及事物的本質時，使用抽象表現確實非常重要。以人做比喻的話，抽象表現就如同人的骨骼一般，光用抽象表現是沒有血肉的表達方式。抽象表現可以立刻顯露出事物的本質和方向性，是理性的表達方式，但是光用抽象表現，難以動搖對方的情緒和感情。

　　邏輯思考的根本就是抽象表現，在說服別人時不可或缺。可是，如果從“賦予動機”這個觀點來看，具體表現則比較有效。其原因在于，具體表現可以激活對方的想象力，借此喚起他腦中龐大的信息。也就是說，具體表現反而可以強烈地喚起對方的情緒和感情。

　　例如，“一名學生在團隊運動時受傷了”這個句子，集合了高度抽象的表現。所以，對方即使頭腦理解了，也無法浮現真實感。“D君在學校上體育課，做疊羅漢時骨折了”這樣表達，是不是具體得多了？但是，還沒到觸動情感的層次。

　　“炎炎盛夏，在第二中學地面又干硬、碎石子又多的操場上，二年一班的每個學生身上沾滿塵埃，滿頭大汗地練習疊羅漢。正當他們把人疊到第五層時，在最下面一層支撐的D君，右肩忽然發出‘喀拉’一聲悶響，骨折了。疊在 D君上層的學生隨著慘叫聲，一一跌落下來。被救出的D君，肩膀被斷裂的鎖骨刺穿皮膚，骨頭凄慘地露在外面。”如果敘述具體到這種程度，我們應該多少可以感受到 D君的疼痛。

　　在寫商務文案時，訴諸情感到什么程度才合適，尚有討論的空間。不過，我希望各位了解到，具體表現確實能達到觸動情感的效果。

　　委婉語法無法提醒“不長眼”的人

　　委婉語法可以說是抽象表現的親戚，使用上也要多加小心。所謂的“委婉語法”，是指間接地傳達信息給對方。一般來說，委婉語法的作用在于避免具體使用否定的表現。然而，由于委婉語法是間接的，因此可能會招致意想不到的誤解，必須多加注意。

　　我舉一個例子。我曾經因為工作的關系，前往客戶公司的研習機構，要在新宿換乘電車。過去，在新宿車站轉搭前往研習機構的電車時，必須從廁所前面通過。那里不斷地播放循環式的錄音：“現在正在清掃中，請多多協助！”我當下忍不住脫口而出：“那是要我現在來幫你掃廁所嗎？！”

　　我在企業研習中說出這段故事時，招來一陣嘲笑：“只有你才會做出這么蠢的理解。”那么，請問各位讀者，我到底應該怎么解讀這句話，它是希望大家采取什么具體行動嗎？它是希望大家：“現在請不要使用廁所？”“請忍耐？”“請用別間廁所？”“可以使用，但不要妨礙我打掃？”“可以使用，但注意腳滑？”有各種解釋的可能。所以，“我來幫你掃”應該也是其中之一，這不奇怪吧。

　　某位研習學員立刻舉手發言：“老師，我覺得你說的那些動作都不對。它真正要你做的是‘幫我注意一下，不要讓其他人進入廁所’，絕對是這樣沒錯。”我真是敗給他了！

　　委婉語法容易招來誤會（和趣味）

　　與不同文化圈的人交談時，用委婉語法很容易造成誤會。原因在于，異文化之間擁有的默契特別少。假使你希望對手采取某種行動，你最好具體說明，具體到自己都覺得啰嗦也無所謂。當然，即使是同文化，仍然有不同的亞文化圈。

　　例如，京都一帶算是特有的文化圈吧。假設各位到京都拜訪友人，結果不小心待太久了，到了接近傍晚時，剛好肚子也餓了，這時候友人提出了一個邀約：“要不要來碗茶泡飯啊？”大家會怎么回答？應該有人會說：“哎呀，你問的正是時候，那就麻煩來個兩碗……”

　　其實，這是當地特有的委婉用法，表示“時候不早了，請你回去吧”。不過，我的意思并非只要表現得具體，就一定會造成失禮。你可以用尊重對方的態度，然后鄭重地表達。切記：無緣無故挑釁對方的感情，并非邏輯表現力鼓勵的行為。